办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；办公自动化改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公自动化为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国办公自动化专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。狭义办公自动化限于文字编缉和处理、文档管理和检索等事务。广义办公自动化是建立在管理信息系统(如H883 系统) 的基础上, 包括决策支持系统和狭义办公自动化内容的综合信息管理系统 。

    办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。

    办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

    按我国当前情况, 办公自动化系统可分为三个层次,即事务型、管理型、决策型。其中事务型可分为单机系统或支持一个机构的各办公室及其间的基本办公事务处理和机关行政事务处理活动的办公系统; 管理型是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统; 决策型是上述系统再结合具有决策或辅助决策功能的办公系统。

    事务型办公自动化系统包括文字处理, 文件档案管理, 日程管理, 电子邮递, 图像、图形处理、声音处理,电子会议,公共信息支持服务等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。

    信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。

    决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。 


    随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： 

    ▲（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 

    ▲（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 

    ▲（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 

    ▲（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。

办公自动化的意义

    办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

    办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

    办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

    办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的作用

    办公自动化系统是为加强管理而建立的，其目的是通过实现办公现代化而高效地完成管理工作，通过采用合适的组织结构和体系，以尽可能低的成本，达到提高效率、增强创造性、提高协同工作能力的目的。其具体作用主要表现在以下几个方面：

    1、办公自动化是对传统办公方式的变革

    随着计算机的广泛运用和网络技术的飞速发展，人们接触到的信息载体逐渐由以纸介质为主向以电子介质为主转变。

    2、办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段

    通过互联网，整个地球变成了“地球村”，人与人的沟通、工作的协调、任务的控制都可以在网上进行，不仅速度快，而且效率高。如发文，从拟稿到签发，中间有许多环节需要沟通和协调，可通过网络来实现，简单方便，省时省力。

    3、办公自动化有效降低办公成本

    办公自动化系统全部建成后，内部的文件和信息不再通过纸介质进行传递，各部门的复印机也没有必要存在，打印机可以在网上共用，这不仅大大节省了办公用纸，而且节省了一般设备重复购置费及这些设备的维修费，这是看得见的节约。办公自动化最大的节约是对人力资源的节约，一般性的、重复性的食物交由计算机处理，办事人员就有更多的时间考虑更高层次的问题。这不仅节约了人力资源，而且还提高了人力资源的使用效率。

    4、有利于实现资源共享

    计算机的出现及数据库技术的应用，是人类社会的一个相当大的进步，信息部门有什么，用户就可以用什么，网络的形成能充分实现资源共享。

    5、办公自动化是科学管理的必由之路

    办公自动化的发展从以单项业务处理为中心发展到以信息处理为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心，其目的是为了获得与应用知识，实现管理的科学化。